Gepubliceerd door Hans van der Meer (Microsoft)

Nu de maatregelen weer strenger zijn geworden, is de registratie van een gast, bezoeker of klant belangrijker dan ooit. Ik kom zelf regelmatig bij restaurants en bij de kapper en er wordt meestal met papiertjes gewerkt of vaak is er helemaal geen registratie.

Met Microsoft Forms, Power Automate en Excel maak je snel een simpel een registratie systeem. Je kunt dit eventueel uitbreiden met een Microsoft Teams koppeling, zodat elke medewerker een berichtje krijgt als de klant is geregistreerd. In het voorbeeld heb ik een restaurant genomen met een tafelnummer. Maar je kunt het makkelijk aanpassen voor kappers, nagelstudio, salons, Tattoo shop enz.

De bezoeker scant de QR code, vult het formulier in en klaar is Kees. De informatie inclusief tijd en datum staat in Excel, die we voor het gemak maar even in een OneDrive hebben gezet. Je kunt er ook nog een betaalde SMS aankoppelen, zodat de bezoeker naast een email bericht ook een SMSje krijgt. SMS is geen gratis dienst binnen Office 365.

Maak eerst een formulier met Microsoft Forms. https://forms.microsoft.com. De volgende velden zijn verplicht: Voornaam, achternaam, e-mail, telefoonnummer en akkoord. Je kunt er bijvoorbeeld ook nog een tafelnummer aan toevoegen. Hieronder het voorbeeld op een mobiele telefoon.

No alt text provided for this image

Zorg er voor, dat via instellingen iedereen het formulier kan invullen.

No alt text provided for this image

Selecteer ‘Delen’ en klik op QR code. Download en print de QR code en plak dit op elke tafel, op het raam enz. De gast kan nu zelf scannen en het formulier opent zich op de mobiel.

No alt text provided for this image

Open OneDrive zakelijk, maak een Map, Covid. Ga naar de Map en kies +Nieuw en maak een Excel-werkmap

No alt text provided for this image

Voeg een Tabel toe en selecteer Mijn tabel bevat veldnamen. Voeg de volgende velden toe: Voornaam, achternaam, email, telefoon, tafel, akkoord en datum.

No alt text provided for this image

Start PowerAutomate https://flow.microsoft.com. Open Mijn Stromen en kies + Maken en vervolgens Geautomatiseerde Stroom.

No alt text provided for this image
No alt text provided for this image

Geef de Stroom een naam: Covid en kies Overslaan

No alt text provided for this image

Zoek naar forms en kies Wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden

No alt text provided for this image

Selecteer de naam van het Formulier wat je hebt gemaakt.

No alt text provided for this image

Kies +Nieuwe stap en zoek naar Reactiedetails ophalen.

No alt text provided for this image

Selecteer het formulier en Reactie-Id = Reactie-id.

No alt text provided for this image

Kies +Nieuwe stap en zoek op Outlook en selecteer Een e-mail verzenden (V2).

No alt text provided for this image

Vul de velden in zoals in het screenshot.

No alt text provided for this image
No alt text provided for this image
No alt text provided for this image

Leuk de email op naar behoefte 🙂 klik op Geavanceerde Opties om afzender toe te voegen.

Kies +Nieuwe stap en kies Excel Online Zakelijk, selecteer een rij toevoegen en kies het bestand wat je eerder hebt aangemaakt in je OneDrive.

No alt text provided for this image
No alt text provided for this image
No alt text provided for this image

Voeg de Tabel toe en selecteer de velden, inclusief Tijd.

No alt text provided for this image

Je App is nu klaar. Je kunt er voor kiezen om een extra Stap toe te voegen zoals Microsoft Teams. Kies een bericht toevoegen, kies je Team en Channel en de gegevens die je wilt delen met iedereen in Teams.

No alt text provided for this image

Dit is het resultaat

No alt text provided for this image
No alt text provided for this image
No alt text provided for this image