Ingezonden How-to door Charon Konings (GAC)

In deze how-to laat ik je in een paar stappen zien hoe je eenvoudig een gegevensverbinding vanuit Power Automate maakt met PSA365. Een geïntegreerd platform voor de accountancy bestaande uit Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Project Service Automation en Dynamics 365 Business Central. Doordat dit allen Microsoft applicaties zijn, kun je direct gebruik maken van standaard connectoren voor deze applicaties en ze opnemen binnen je stromen in Power Automate. Power Automate is te connectoren met de front- en backoffice applicaties, wat in de basis ongeveer hetzelfde werkt. Hieronder leggen we kort uit hoe je:

  • Verbinding maakt met de aanwezige standaard connectoren
  • Triggers gebruiken om een stroom te starten
  • Acties gebruiken om acties uit te voeren
  • Standaard sjablonen in Power Automate

GAC Business Solutions levert in combinatie met PSA365 een groot aantal gestandaardiseerde templates uit, zo kun je de belangrijkste processen direct automatiseren en kun je deze templates gebruiken als een startpunt en naar wens aanpassen of uitbreiden.

 

Verbinden met Dynamics 365 Sales, Business Central en PSA365

Stap 1

  • Ga naar powerautomate.com
  • Druk op “Gegevens” en ga naar “Verbindingen”
  • Druk vervolgens op “Nieuwe verbinding”

 

Stap 2

  • Zoek de connector die je wilt toevoegen, middels het zoek vak kun je zoeken in alle beschikbare connectoren
    • Voor Dynamics 365 Sales en PSA365 kies je voor de “Commond Data Service / Dataverse” connector.
    • Voor Business Central kies je voor “Business Central”.
    • OPTIONEEL: GAC heeft een eigen connector, voor uitgebreidere mogelijkheden i.c.m. Dynamics 365 Business Central.

 

 

  • Druk op het “plus” icoon voor de betreffende connector.
    • Voor Business Central
      • Vervolgens verschijn een venster om in te loggen met je gebruikers gegevens (dit is regulier dezelfde inlog als je gebruikt om in te loggen in je Business Central of Office 365 omgeving).
      • Kies de gebruiker, of voeg de gebruikers gegevens toe:
      • De verbinding is gemaakt en te gebruiken binnen Power Automate (en ook Power Apps)
    • Voor Common Data Service / Dataverse
      • Vervolgens verschijn een venster om in te loggen met je gebruikers gegevens (dit is regulier dezelfde inlog als je gebruikt om in te loggen in je PSA365 of Office 365 omgeving).
      • Kies de gebruiker, of voeg de gebruikers gegevens toe:
      • De verbinding is gemaakt en te gebruiken binnen Power Automate (en ook Power Apps).
    • Als je niet eerst een verbinding aanmaakt, kan dit eventueel ook direct bij het aanmaken van een nieuwe stroom.

Nu is Power Automate klaar om gebruikt te worden. Een aantal voorbeelden zullen hieronder de revu passeren. We hebben hiervoor de Common Data Service / Dataverse connector als uitgangspunt genomen. De Business Central connector werkt in grote lijnen vergelijkbaar.

Hieronder zullen we uitgaan van een voorbeeld om een stroom voor de how-to uit te werken. Een complete beschrijving van alle triggers en acties van de Common Data Service connector, GAC Connector Connect2All, alsook de Business Central connector zijn hier te vinden:

 

TRIGGERS: Een stroom starten door een gebeurtenis in PSA365

Stap 1

  • Druk op “Maken” en maak een nieuwe stroom aan.
  • Om op basis van een gebeurtenis in PSA365 een stroom te starten, kies je voor “geautomatiseerde cloudstroom”

Stap 2

  • Geef de Stroom een naam naar keuze
  • Zoek de betreffende connector op “common data service”, onderstaande lijst met triggers verschijnen
  • Afhankelijk van wat je wilt bereiken, maak je een keuze voor de trigger. In dit voorbeeld gaan we uit van “wanneer een record wordt gemaakt”
  • Druk op “maken”

Stap 3

  • De stroom start nu met de betreffende connector en de gekozen trigger. Wanneer de verbinding reeds is gemaakt, zoals eerder beschreven in deze how-to, dan zal je zien dat die actief is op de stroom door op de puntjes te klikken. Naar wens kun je hier dus ook de verbinding aanmaken
  • In dit voorbeeld willen we de “stroom” laten starten, op het moment dat er een nieuw bedrijf wordt aangemaakt in de PSA365 omgeving. Hiervoor komt de start van de stroom er als volgt uit te zien:
    • Omgeving: Hier kies je de omgeving waar de stroom aan gekoppeld moet worden. Zo switch je simpel tussen test en live omgeving bijvoorbeeld.
    • De naam van de entiteit/tabel: De betreffende tabel, waar in dit voorbeeld een nieuwe record aangemaakt wordt.
    • Bereik: In dit geval gaat de trigger af, als een account wordt aangemaakt door een willekeurig persoon. Dit zou je kunnen filteren op je eigen gebruiker, team of business unit.

De trigger is nu klaar om verder gebruikt te worden in de stroom. Let wel, je kan de stroom pas opslaan op het moment dat een stroom zowel een trigger als minimaal één actie bevat.

 

ACTIES: Gegevens ophalen, aanmaken, bijwerken of verwijderen in PSA365

Stap 1

  • In dit voorbeeld gaan we een “taak” aanmaken, als een “account” (uit het vorige onderdeel) is aangemaakt.
  • Een trigger voeg je altijd maar 1 keer toe in een stroom, vervolgens heb je de beschikking over de acties.
  • Voeg een “nieuwe stap” toe aan de stroom.
  • Zoek wederom de “Common Data Service” connector
  • Een lijst met alle mogelijke acties verschijnt. Kies in dit voorbeeld voor “een nieuwe record maken”
  • Zoek de benodigde entiteit, waar je een record in wil gaan aanmaken. In dit voorbeeld “taken”:

Stap 2

  • Alle velden verschijnen, die je op een taak zou kunnen vullen. In dit voorbeeld houden we het simpel en vullen we enkel de verplichte velden (onderwerp/subject).
  • Geef een titel in voor de taak, je kan hiervoor dynamische gegevens uit de vorige stap gebruiken.
  • Zoek bijv. op “naam”, om de bedrijfsnaam toe te voegen aan het onderwerp
  • De stroom is klaar, kies voor “opslaan” om hem op te slaan.
  • Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf wordt er automatisch een taak aangemaakt in de PSA365 omgeving (naar wens kun je die uiteraard uitbreiden met een gekoppelde gebruiker, einddatum, etc.)

SJABLONEN: Ga snel aan de slag met kant en klare sjablonen 

  • Voor zowel Business Central, alsook PSA365 zijn tal van standaard sjablonen te vinden die je kan gebruiken. Een ideaal startpunt om te vertrekken.
  • Ga naar “Sjablonen”
  • Zoek vervolgens op “business central” of “common data service”. Een lijst met sjablonen verschijnt
  • Voeg eventueel de juiste gebruikersgegevens toe, op het moment dat je bepaalde connectors nog niet eerder hebt gebruikt
  • Kies een sjabloon naar keuze, om deze te gebruiken.
  • Druk op “doorgaan” en de sjabloon stroom wordt voorbereid.
  • Vervolgens kun je deze naar wens verder aanpassen of uitbreiden.